Apostille en Europe : dispense, légalisation de signature ou simple traduction assermentée ?
Par Keran Chaussard, administrateur de l’Annuaire des traducteurs assermentés de France — mis à jour le
Entre pays de l’Union européenne, le règlement (UE) 2016/1191 supprime l’apostille et la légalisation, mais seulement pour certains documents publics : ceux qui établissent la naissance, le décès, le nom, le mariage, le divorce, le partenariat enregistré, la filiation, l’adoption, le domicile, la nationalité ou l’absence de casier judiciaire. Pour ces documents, une traduction assermentée suffit, quand elle est nécessaire.
Tous les autres documents (diplômes, documents de société, actes notariés, procurations, permis, passeports…) restent soumis à l’apostille, sauf convention particulière. Et lorsqu’un document porte une signature privée, comme celle d’un traducteur sur sa traduction, cette signature doit d’abord être légalisée en mairie ou chez un notaire avant toute apostille.
Ce que prévoit le règlement européen sur les documents publics
Depuis le 16 février 2019, le règlement (UE) 2016/1191 oblige les autorités de chaque État membre à accepter comme authentiques, sans apostille ni légalisation, certains documents publics délivrés dans un autre État membre. La dispense couvre les documents émanant d’une juridiction, d’une administration, d’un notaire ou d’un consulat, et les certifications officielles apposées sur des documents privés, mais uniquement s’ils établissent l’un des faits suivants :
- la naissance, le fait d’être en vie, le décès ;
- le nom et le prénom ;
- le mariage, la capacité à se marier et la situation matrimoniale ;
- le divorce, la séparation de corps et l’annulation du mariage ;
- le partenariat enregistré ;
- la filiation et l’adoption ;
- le domicile ou la résidence ;
- la nationalité ;
- l’absence de casier judiciaire ;
- le droit de voter ou d’être candidat aux élections municipales et européennes.
Pour plusieurs de ces documents, des formulaires types multilingues peuvent être joints au document : ils dispensent souvent de traduction. Lorsqu’une traduction reste nécessaire, le règlement impose aux autorités d’accepter une traduction certifiée établie par une personne qualifiée dans n’importe quel État membre : une traduction assermentée française d’un acte couvert doit donc être acceptée en Allemagne, en Italie ou en Finlande.
Ce que le règlement ne couvre pas
La dispense ne joue pas pour les documents qui n’établissent aucun des faits ci-dessus, même s’ils sont délivrés par une autorité publique. C’est notamment le cas :
- des diplômes et relevés de notes ;
- des documents de société : extrait Kbis, statuts, procès-verbaux ;
- des actes notariés qui ne portent pas sur l’état civil : vente, donation, procuration, testament ;
- des jugements autres que ceux de divorce, de séparation ou d’annulation de mariage ;
- des permis de conduire, passeports et cartes d’identité ;
- des documents privés : contrat, attestation d’employeur, relevé bancaire, lettre.
Tous les États membres de l’Union sont parties à la Convention de La Haye : pour ces documents publics, l’apostille reste en principe la règle, sauf si une convention bilatérale ou multilatérale entre la France et le pays concerné en dispense. Le tableau pays par pays indique la règle applicable.
Apostille, légalisation de signature ou traduction seule : le tableau de décision
| Type de document | Exemples | Formalité dans l’UE |
|---|---|---|
| Document public couvert par le règlement 2016/1191 | Acte de naissance, de mariage, de décès, jugement de divorce, certificat de nationalité, extrait de casier judiciaire | Ni apostille ni légalisation. Formulaire multilingue ou traduction assermentée si l’autorité ne lit pas la langue. |
| Document public non couvert | Diplôme, Kbis, acte notarié de vente, jugement civil ou commercial | Apostille, sauf dispense conventionnelle, puis traduction assermentée si nécessaire. |
| Document portant une signature privée | Procuration sous signature privée, attestation, contrat, traduction signée par un traducteur | Légalisation de la signature en mairie ou chez un notaire, puis apostille si le pays de destination l’exige. |
La troisième ligne est la plus souvent oubliée. Une apostille ne certifie que la signature d’un officier public : notaire, greffier, agent de mairie. Une signature privée, y compris celle d’un traducteur sur sa traduction, doit donc d’abord être authentifiée par une légalisation de signature (ou certification matérielle de signature). C’est ensuite la signature de l’agent de mairie ou du notaire qui pourra, si nécessaire, être apostillée. Pour qu’un document puisse être apostillé, toutes les signatures qu’il porte doivent avoir été authentifiées.
Un cas réel : la traduction d’un passeport pour la Finlande
Un passeport n’entre pas dans le champ du règlement européen : ce n’est pas un acte d’état civil. Lorsqu’une autorité finlandaise a demandé la traduction d’un passeport, la traduction assermentée seule n’a pas suffi : l’autorité a exigé que la signature du traducteur expert soit légalisée, afin de pouvoir vérifier qu’elle émanait bien d’un traducteur habilité.
Ce cas illustre la règle : la dispense européenne profite aux actes d’état civil et assimilés, pas à tous les documents. Pour un passeport, un diplôme ou un document commercial destiné à un autre pays de l’Union, demandez systématiquement à l’autorité destinataire si elle exige une légalisation de la signature du traducteur, voire une apostille.
La méthode en quatre questions
- Le document établit-il l’un des faits couverts par le règlement (naissance, mariage, décès, nationalité, casier judiciaire…) ? Si oui, aucune apostille : passez à la question 4.
- Est-ce un document public (délivré par une administration, un tribunal, un notaire) ? Si oui, il faut en principe une apostille, sauf convention entre la France et le pays de destination.
- Porte-t-il une signature privée, y compris celle d’un traducteur ? Si oui, faites d’abord légaliser cette signature, puis apostiller si le pays l’exige.
- L’autorité destinataire lit-elle la langue du document ? Sinon, joignez un formulaire multilingue s’il existe, ou une traduction assermentée.
Dans le doute, la réponse de l’autorité destinataire prime : c’est elle qui fixe ses exigences pour les documents hors du champ du règlement. Demandez-lui une confirmation écrite avant de lancer les démarches.
Trouver un traducteur expert qui assure la légalisation de signature
Lorsque la légalisation de la signature du traducteur est nécessaire, choisissez un expert qui accepte de se rendre à la mairie de son domicile pour la faire, et précisez-le dès la demande de devis. L’Annuaire des traducteurs assermentés de France permet de rechercher un traducteur expert judiciaire par langue, département, région et cour d’appel. Pour un dossier urgent ou une langue rare, utilisez le dépôt de dossier express en indiquant le pays de destination et la formalité demandée.
Questions fréquentes
- Faut-il une apostille pour un document envoyé dans un autre pays de l’UE ?
- Non pour les actes d’état civil, les jugements de divorce, les certificats de nationalité ou de résidence et les extraits de casier judiciaire, dispensés par le règlement (UE) 2016/1191. Oui en principe pour les autres documents publics, comme les diplômes, les documents de société ou les actes notariés, sauf convention particulière.
- Un diplôme français doit-il être apostillé pour l’Allemagne ou l’Espagne ?
- Le diplôme n’est pas couvert par le règlement européen. La formalité dépend des conventions entre la France et le pays concerné et des exigences de l’établissement destinataire : consultez le tableau pays par pays et demandez confirmation à l’organisme.
- Quelle est la différence entre une apostille et une légalisation de signature ?
- L’apostille authentifie la signature d’un officier public sur un acte public, pour son usage à l’étranger. La légalisation de signature, faite en mairie ou chez un notaire, authentifie la signature d’un particulier ou d’un professionnel, comme un traducteur, sur un document privé. La seconde est souvent un préalable à la première.
- Une traduction assermentée française est-elle acceptée dans un autre pays de l’UE ?
- Pour les documents couverts par le règlement 2016/1191, oui : les autorités doivent accepter une traduction certifiée établie dans n’importe quel État membre. Pour les autres documents, chaque autorité fixe ses exigences, qui peuvent inclure la légalisation de la signature du traducteur.
- Le formulaire multilingue européen remplace-t-il la traduction ?
- Souvent, oui : joint à un acte de naissance, de mariage ou de décès, il permet à l’autorité de comprendre le document sans traduction. L’autorité peut toutefois demander une traduction si le formulaire ne suffit pas à comprendre le document.
Sources
- Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l’Union européenne
- Portail e-Justice, « Documents publics » : informations par pays et formulaires multilingues
- Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers
- Service-Public, « Légalisation de signature sur un document établi sous signature privée (CMS) »
- Service-Public, « Légalisation ou apostille d’un acte public établi par une autorité française »
- Décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021, modifié par le décret n° 2024-1200 du 23 décembre 2024, relatif à la légalisation et à l’apostille
