Comment envoyer ses documents à un traducteur assermenté ? Checklist et modèle de message

Par Keran Chaussard, administrateur de l’Annuaire des traducteurs assermentés de France — mis à jour le 16 octobre 2026

Quelles informations donner au traducteur ?

Quatre informations suffisent pour qu’un expert puisse chiffrer et planifier votre demande :

1. Le ou les documents à traduire, avec le nombre de pages.
2. La langue cible exacte : écrivez « du français vers l’anglais pour une université au Canada » plutôt que « anglais ». Les usages administratifs diffèrent entre le Royaume-Uni, les États-Unis, le Canada ou l’Australie.
3. Le pays et l’organisme destinataire : préfecture, mairie, notaire, consulat, université, tribunal, employeur.
4. Votre date limite, avec l’heure de dépôt si elle compte. Le mot « urgent » seul ne permet pas d’organiser le travail.

Selon votre dossier, ajoutez aussi :

• l’orthographe des noms à retenir, surtout pour un alphabet non latin ou si votre passeport et votre acte de naissance ne l’écrivent pas de la même façon ;
• le format de livraison : PDF signé et cacheté, ou original papier envoyé par courrier ;
• les formalités à prévoir : légalisation de la signature du traducteur ou apostille, si l’organisme les exige ;
• la demande écrite de l’organisme, si elle précise ses exigences.

Modèle de message à copier

Bonjour,

Je souhaite obtenir un devis pour la traduction assermentée de :
– [document], [nombre] pages

Langue : du [langue source] vers le [langue cible]
Destinataire : [organisme], [pays]
Date limite de dépôt : [date et heure]
Format souhaité : [PDF signé / original papier à envoyer à : adresse]
Formalité demandée : [aucune / légalisation de signature / apostille]
Orthographe des noms à retenir : [NOM Prénom]

Vous trouverez le document en pièce jointe (PDF, toutes les pages).

Cordialement,
[Nom, téléphone]

Comment scanner ses documents pour une traduction officielle ?

• Un PDF scanné plutôt qu’une photo. Une photo peut convenir si elle est droite, bien éclairée, sans reflet ni bord coupé.
• Toutes les pages, verso compris, même s’il semble vierge : une mention administrative peut y figurer.
• Sans recadrage : cachets, tampons, signatures, mentions marginales et annotations manuscrites doivent rester visibles.
• Dans l’ordre réel et dans le bon sens de lecture, de préférence en un seul fichier par document.
• Sans retouche : évitez les applications qui « améliorent » l’image, redressent ou effacent des zones. Le traducteur doit travailler sur une copie fidèle.

Faut-il envoyer l’original ?

En général non : le traducteur travaille à partir d’une copie numérique lisible. Conservez l’original, qui vous sera demandé par l’organisme destinataire. N’envoyez un original par courrier que si le traducteur ou l’organisme l’exige expressément.

Que ne faut-il pas faire ?

• N’envoyer qu’une partie du document : la première page d’un jugement, un acte sans ses mentions marginales, un contrat sans ses annexes ou sa page de signatures. Si vous hésitez sur une page, envoyez-la et demandez si elle doit être traduite.
• Corriger vous-même le document : une faute dans l’acte source doit être rectifiée par l’autorité qui l’a délivré. Le traducteur, lui, traduit fidèlement ce qui est écrit.
• Masquer des informations qui doivent figurer dans la traduction, sauf instruction écrite de l’organisme destinataire.
• Joindre des pièces sans rapport avec la demande : relevés bancaires, justificatifs médicaux, copies inutiles de pièces d’identité. Limitez le partage de vos données au nécessaire.
• Joindre une traduction automatique en pensant faire gagner du temps : elle ne sert à rien et peut créer de la confusion.

Que joindre pour un document technique ou juridique ?

Pour un jugement, un contrat, un brevet, un document médical ou comptable, joignez ce qui aide l’expert à respecter la terminologie attendue : numéro de procédure, glossaire interne, ancienne traduction validée par l’organisme ou terminologie imposée. Ces éléments ne sont utiles que s’ils sont à jour et s’appliquent réellement au document.

À qui envoyer son dossier ?

L’Annuaire des traducteurs assermentés de France permet de trouver un traducteur expert judiciaire par langue, département, région et cour d’appel, et de lui écrire directement. La traduction a la même valeur quelle que soit la cour d’appel de l’expert : si personne n’est disponible près de chez vous, élargissez la recherche à toute la France. Pour une langue rare ou un délai court, le dépôt de dossier express permet d’envoyer votre dossier une seule fois à plusieurs experts.

Questions fréquentes

Une photo prise au téléphone suffit-elle ?

Souvent, si elle est nette, droite, bien éclairée et montre le document en entier. Un PDF scanné reste préférable : il évite une demande de nouveau fichier et donc un retard.

Faut-il envoyer le verso d’un document ?

Oui, toujours, même s’il paraît vierge. Une mention, un cachet ou une apostille peut y figurer.

Combien de temps faut-il pour recevoir un devis ?

Cela dépend de l’expert et de la langue, mais un dossier complet, avec les quatre informations essentielles, permet en général une réponse rapide. Un dossier incomplet entraîne des échanges supplémentaires.

Le traducteur peut-il corriger une erreur du document original ?

Non. Il traduit fidèlement le document tel qu’il est. Une erreur dans l’acte source doit être corrigée par l’autorité qui l’a délivré.

Dois-je préciser si j’ai besoin d’une apostille ?

Oui, dès la demande de devis. Si la traduction doit être apostillée, la signature du traducteur doit d’abord être légalisée, ce qui demande un délai supplémentaire.

Sources

• Service-Public, « Traduction d’un document : comment trouver un traducteur agréé ? »
• Service-Public, « Légalisation de signature sur un document établi sous signature privée (CMS) »
• Décret n° 2004-1463 du 23 décembre 2004 relatif aux experts judiciaires