À quoi ressemble une apostille ? Modèles commentés et vérification

Par Keran Chaussard, administrateur de l’Annuaire des traducteurs assermentés de France — mis à jour le 20 octobre 2026

Les modèles ci-dessous sont entièrement fictifs : noms, lieux et numéros sont inventés, et ils ne reproduisent la présentation d’aucune autorité réelle. Ils servent uniquement à montrer où trouver chaque information sur une vraie apostille.

Les 10 rubriques obligatoires d’une apostille

Le modèle est fixé par l’annexe de la Convention. Les rubriques peuvent être rédigées dans la langue du pays qui délivre l’apostille, mais le titre reste toujours en français.

Et le pays de destination ?

Il ne fait pas partie des 10 rubriques de la Convention : une apostille est valable dans tous les pays qui appliquent la Convention. En pratique, sur les apostilles françaises destinées à un pays tiers, le pays de destination est souvent indiqué, en général à la main, dans le coin supérieur droit. Il correspond au pays où le document sera présenté et ne doit pas être confondu avec la rubrique 1, qui désigne le pays d’origine du document.

Modèle 1 : apostille française sur un acte de naissance

Cas le plus courant : un acte de naissance délivré par une mairie, destiné à un pays hors Union européenne qui exige l’apostille.

À retenir : depuis le 1^er mai 2025, les apostilles françaises sont délivrées par les notaires, via les centres d’apostille et de légalisation des conseils régionaux et chambres interdépartementales, et par défaut sous forme électronique. Elles sont inscrites dans un registre national tenu par le notariat, qui permet de les vérifier.

Modèle 2 : apostille sur une traduction assermentée

Lorsqu’une traduction faite en France doit elle-même être apostillée, la signature du traducteur expert judiciaire doit d’abord être légalisée, en mairie ou chez un notaire. L’apostille porte alors sur cette légalisation : la rubrique 2 indique la personne qui a légalisé la signature du traducteur, et non le traducteur lui-même.

Si vous recevez une apostille dont la rubrique 2 mentionne l’agent de mairie ou le notaire, et non votre traducteur, c’est donc normal : la chaîne de certification passe par la légalisation.

Modèle 3 : apostille américaine sur un acte de naissance

Un document délivré à l’étranger et présenté en France est apostillé dans son pays d’origine, jamais en France. Aux États-Unis, il n’existe pas d’autorité unique : les documents d’un État fédéré (acte de naissance, acte notarié…) sont apostillés par le service désigné de cet État, en général le Secretary of State, et les documents fédéraux par le Département d’État à Washington. Les rubriques sont rédigées en anglais ; seul le titre est en français.

Modèle 4 : la traduction assermentée de cette apostille

Pour être utilisé en France, le document étranger doit être traduit avec son apostille. Le traducteur expert judiciaire traduit chaque rubrique, convertit la date au format français et signale les éléments graphiques (sceau, signature) par une mention entre crochets, sans les reproduire.

Une traduction qui omet l’apostille est l’une des causes de refus les plus fréquentes : lorsque vous envoyez votre document au traducteur, transmettez toujours toutes les pages, apostille comprise.

Modèle 5 : apostille brésilienne électronique

Au Brésil, les apostilles sont délivrées par les cartórios (offices notariaux et d’état civil) via une plateforme électronique nationale placée sous le contrôle du Conseil national de justice (CNJ). L’apostille comporte un QR code et un code de vérification qui permettent au destinataire d’en contrôler l’authenticité en ligne. Les rubriques sont en portugais, accompagnées de leur équivalent dans d’autres langues.

Même lorsque l’apostille comporte des libellés en français, le document qu’elle accompagne (acte de naissance, diplôme, jugement…) reste en portugais et doit être traduit par un traducteur assermenté, apostille comprise.

Où se trouve l’apostille sur un document ?

• Cachet sur l’acte : tampon rectangulaire ou carré, souvent au verso ou en bas de la dernière page, complété à la main ou à la machine.
• Allonge : feuille séparée, attachée au document par une agrafe, un œillet, un ruban ou un sceau qui chevauche les deux pages. Ne la détachez jamais : séparée du document, elle n’a plus de valeur.
• Apostille électronique (e-apostille) : fichier numérique signé électroniquement, associé au document électronique. C’est la forme par défaut des apostilles françaises depuis le 1^er mai 2025. Conservez le fichier tel quel : une version imprimée peut ne pas être acceptée par le destinataire, renseignez-vous auprès de lui.

Comment vérifier une apostille ?

Chaque autorité qui délivre des apostilles doit tenir un registre où sont inscrits le numéro, la date, le nom et la qualité du signataire (article 7 de la Convention). Sur demande, elle vérifie qu’une apostille correspond à son registre.

• Apostille française délivrée depuis le 1^er mai 2025 : elle peut être vérifiée sur le registre des apostilles et des légalisations du notariat, à l’aide des références figurant sur l’apostille.
• Apostille brésilienne : scannez le QR code ou saisissez le code de vérification sur la plateforme indiquée sur l’apostille.
• Apostille américaine : adressez-vous au service de l’État qui l’a délivrée (rubrique 7) ; plusieurs États proposent une vérification en ligne.
• Autre apostille étrangère : de nombreux pays proposent un registre en ligne (e-Register), répertorié par la Conférence de La Haye. À défaut, adressez-vous à l’autorité indiquée en rubrique 7, en lui communiquant le numéro (rubrique 8) et la date (rubrique 6).

Les signes qui doivent alerter

• le titre « Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) » est absent ;
• des rubriques manquent, en particulier le numéro, la date ou l’autorité ;
• le pays indiqué en rubrique 1 n’applique pas la Convention de La Haye ;
• le nom en rubrique 2 ne correspond pas au signataire du document ;
• l’allonge a été détachée puis rattachée, ou ses agrafes ont été retirées.

Ce que l’apostille ne fait pas

• Elle ne certifie pas le contenu du document : elle atteste seulement la signature, la qualité du signataire et le sceau.
• Elle ne remplace pas la traduction : un document étranger apostillé doit tout de même être traduit par un traducteur assermenté si l’administration française l’exige.
• Elle ne vaut pas pour tous les pays : pour un pays qui n’applique pas la Convention, c’est la légalisation consulaire qui s’applique ; et entre pays de l’Union européenne, certains actes en sont dispensés.
• Elle ne s’obtient pas en France pour un document étranger : seul le pays qui a délivré le document peut l’apostiller.

Trouver un traducteur pour un document apostillé

L’Annuaire des traducteurs assermentés de France permet de rechercher un traducteur expert judiciaire par langue, département, région et cour d’appel. Lorsque la traduction doit elle-même être apostillée, précisez-le dès la demande : l’expert pourra vous indiquer comment faire légaliser sa signature. Pour un dossier urgent ou en langue rare, le dépôt de dossier express permet de confier la demande à l’Annuaire.

Questions fréquentes

À quoi ressemble une apostille ?

C’est un cachet ou un certificat portant le titre « Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) » et dix rubriques numérotées : pays, signataire, qualité, sceau, lieu, date, autorité, numéro, sceau et signature de l’autorité. La structure est la même dans tous les pays de la Convention.

L’apostille française est-elle encore en papier ?

Depuis le 1^er mai 2025, les notaires délivrent les apostilles par défaut sous forme électronique. Une apostille papier n’est délivrée qu’en cas d’impossibilité technique.

Comment savoir si une apostille est authentique ?

Vérifiez-la auprès de l’autorité qui l’a délivrée (rubrique 7), à l’aide de son numéro et de sa date, ou sur son registre en ligne s’il existe. Pour une apostille française récente, utilisez le registre des apostilles et des légalisations du notariat.

Le pays de destination figure-t-il sur l’apostille ?

Ce n’est pas une rubrique obligatoire de la Convention, mais sur les apostilles françaises destinées à un pays tiers, il est souvent indiqué, en général à la main, en haut à droite.

Qui délivre l’apostille aux États-Unis ou au Brésil ?

Aux États-Unis, le service désigné de chaque État fédéré (en général le Secretary of State) pour les documents de cet État, et le Département d’État pour les documents fédéraux. Au Brésil, les cartórios, via une plateforme électronique nationale.

Faut-il traduire l’apostille ?

Oui, si elle est rédigée dans une langue étrangère. Elle doit être traduite avec le document qu’elle accompagne, par un traducteur assermenté.

Pourquoi le nom de mon traducteur n’apparaît-il pas sur l’apostille ?

Parce que l’apostille porte sur la légalisation de sa signature : la rubrique 2 indique la personne (mairie ou notaire) qui a légalisé la signature du traducteur.

Peut-on détacher une apostille sur allonge ?

Non. L’allonge forme un tout avec le document ; détachée, elle perd sa valeur et le document peut être refusé.

Sources

• Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers, articles 3 à 7 et annexe
• Notaires de France, « Apostille, légalisation : explications »
• Chambre des notaires de Paris, Centre de légalisation et de l’apostille de Paris (CLAP)
• Notariat, Registre des apostilles et des légalisations
• Conférence de La Haye, notification e-APP de la France n° 2 de 2025 (e-Apostille et e-Registre)
• Conférence de La Haye, États-Unis : autorités compétentes (article 6)
• Machado Meyer, « Processo eletrônico de apostilamento no Brasil » (résolution CNJ n° 392/2021)
• Décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021, modifié par le décret n° 2024-1200 du 23 décembre 2024, relatif à la légalisation et à l’apostille