Entreprise étrangère qui s’installe en France : quels documents traduire, et comment ?
Par Keran Chaussard, administrateur de l’Annuaire des traducteurs assermentés de France — mis à jour le
Une société étrangère qui ouvre une succursale en France doit déposer, sur le guichet unique de l’INPI, une copie certifiée de ses statuts en vigueur traduits en français, un extrait de son registre du commerce de moins de trois mois, traduit si nécessaire, et les pièces relatives à son responsable en France et à ses locaux. Si elle crée plutôt une filiale (une société française), les statuts sont rédigés en français, mais la société mère doit justifier de son existence et des pouvoirs de son signataire, avec des documents étrangers traduits.
Le greffe exige une traduction en français, sans toujours imposer qu’elle soit assermentée ; une traduction par un traducteur expert judiciaire évite toutefois les demandes complémentaires et sert aussi pour la banque et les autres démarches. Selon le pays d’origine, l’extrait du registre et les pouvoirs doivent en outre être apostillés ou légalisés.
Succursale, filiale ou bureau de représentation : ce que change le choix
| Forme | Ce que c’est | Documents étrangers à traduire |
|---|---|---|
| Succursale | Établissement sans personnalité juridique propre, immatriculé au registre du commerce et des sociétés au nom de la société étrangère | Statuts, extrait du registre, décision d’ouverture, pouvoirs du responsable |
| Filiale | Société de droit français (SAS, SARL…) détenue par la société étrangère | Extrait du registre et statuts de la société mère associée, pouvoirs de son signataire |
| Bureau de représentation | Simple présence sans activité commerciale | Selon les démarches (bail, banque, embauche) ; il ne peut plus être immatriculé au registre du commerce |
Les pièces à fournir pour une succursale
L’immatriculation se fait exclusivement en ligne, sur le guichet unique des formalités d’entreprises opéré par l’INPI. Le greffe demande notamment :
- une copie des statuts en vigueur au jour du dépôt, traduits en français, certifiée conforme par le responsable de la succursale ;
- un extrait d’immatriculation de la société à un registre public étranger, en original, de moins de trois mois, traduit si nécessaire ;
- un justificatif d’occupation des locaux en France (bail, contrat de domiciliation, facture récente) ;
- pour le responsable en France : une pièce d’identité ou un titre de séjour en cours de validité, et une déclaration sur l’honneur de non-condamnation ;
- pour une activité réglementée : l’autorisation ou le diplôme requis.
Les exigences peuvent varier d’un greffe à l’autre : certains demandent systématiquement la décision des organes de la société décidant l’ouverture de la succursale et désignant son représentant.
Les pièces à prévoir pour une filiale
Les statuts de la filiale, société française, sont rédigés en français. Mais la société mère, associée unique ou majoritaire, doit justifier :
- de son existence : extrait récent de son registre, traduit ;
- des pouvoirs de la personne qui signe pour elle les statuts et l’acte de souscription : décision du conseil ou procuration, traduite et, selon le pays, apostillée ou légalisée ;
- de ses bénéficiaires effectifs, qui doivent être déclarés au registre du commerce.
Pour l’ouverture du compte bancaire et le dépôt du capital, la banque demande en général les mêmes pièces, et parfois une traduction certifiée.
La traduction doit-elle être assermentée ?
Le greffe exige une traduction en français ; il n’impose pas toujours qu’elle soit réalisée par un traducteur expert judiciaire, et certains acceptent une traduction établie par la société elle-même. En pratique, une traduction assermentée présente trois avantages :
- elle limite les demandes complémentaires, fréquentes sur ces dossiers ;
- elle est réutilisable pour la banque, les administrations, les partenaires et un éventuel litige ;
- elle engage un professionnel identifié sur la fidélité de documents juridiques (objet social, pouvoirs, capital) dont la moindre erreur se retrouve au registre.
Faites traduire l’ensemble des statuts à jour, avec leurs dernières modifications, et non une version ancienne : le greffe compare l’extrait du registre et les statuts.
Apostille ou légalisation des documents étrangers
Un extrait de registre ou une procuration établis à l’étranger doivent, selon le pays d’origine, être apostillés (pays de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961), légalisés (autres pays) ou en sont dispensés (certaines conventions bilatérales, et certains documents publics entre États de l’Union européenne). L’apostille se demande dans le pays d’origine, avant la traduction : le traducteur traduit ensuite le document et son apostille.
Le dirigeant ou le responsable est étranger
- Ressortissant de l’Union européenne, de l’EEE ou de Suisse : une pièce d’identité suffit.
- Ressortissant d’un autre pays résidant en France : il doit disposer d’un titre de séjour lui permettant d’exercer cette fonction ; le greffe vérifie le statut figurant sur le titre.
- Dirigeant résidant à l’étranger : il peut diriger une société française sans titre de séjour, mais devra en obtenir un s’il vient s’installer en France pour l’exercer.
Pour embaucher en France, le contrat de travail doit être rédigé en français, avec une traduction dans la langue du salarié étranger à sa demande.
Calendrier et erreurs fréquentes
- Extrait du registre de plus de trois mois au moment du dépôt, après les délais d’apostille et de traduction : commandez-le en dernier.
- Statuts traduits dans une version périmée, qui ne correspond pas à l’extrait du registre.
- Procuration du signataire non apostillée ou non traduite.
- Choix d’une forme inadaptée : un bureau de liaison ne peut plus être immatriculé, une activité commerciale suppose une succursale ou une filiale.
- Traductions incohérentes entre les pièces (dénomination sociale, adresse du siège, nom des dirigeants).
Confier la traduction d’un dossier d’implantation
L’Annuaire des traducteurs assermentés de France permet de rechercher un traducteur expert judiciaire par langue, département, région et cour d’appel. Pour un dossier complet (statuts, extrait du registre, décisions, pouvoirs), le dépôt de dossier express permet de confier l’ensemble à l’Annuaire, qui l’oriente vers un expert habitué aux documents de société et veille à la cohérence des traductions entre elles.
Questions fréquentes
- Quels documents une société étrangère doit-elle fournir pour ouvrir une succursale en France ?
- Une copie certifiée des statuts en vigueur traduits en français, un extrait de son registre de moins de trois mois traduit si nécessaire, un justificatif des locaux, et la pièce d’identité et la déclaration de non-condamnation du responsable en France.
- La traduction des statuts doit-elle être faite par un traducteur assermenté ?
- Le greffe exige une traduction en français, sans toujours imposer qu’elle soit assermentée. Une traduction par un expert judiciaire limite toutefois les demandes complémentaires et sert pour la banque et les autres démarches.
- Faut-il apostiller l’extrait du registre étranger ?
- Selon le pays d’origine : apostille pour les pays de la Convention de La Haye, légalisation pour les autres, dispense dans certains cas. L’apostille est demandée dans le pays d’origine, avant la traduction.
- Quelle différence entre une succursale et une filiale pour les documents ?
- Pour une succursale, ce sont les documents de la société étrangère qui sont déposés et traduits. Pour une filiale, les statuts sont rédigés en français, mais la société mère doit justifier de son existence et des pouvoirs de son signataire.
- Un dirigeant étranger a-t-il besoin d’un titre de séjour ?
- S’il réside en France et n’est pas ressortissant de l’UE, de l’EEE ou de Suisse, oui. S’il réside à l’étranger, il peut diriger la société sans titre de séjour.
- Peut-on immatriculer un bureau de liaison ?
- Non, un bureau de liaison ne peut plus être immatriculé au registre du commerce. Une activité commerciale en France suppose une succursale ou une filiale.
Sources
- Infogreffe, « Immatriculation d’une succursale de société étrangère »
- LegalVision, « Ouverture de succursales en France : nouvelles procédures, exigences des greffes et points de vigilance »
- LegalVision, « Immatriculer une société étrangère en France : RNE et guichet unique »
- Code monétaire et financier, article L. 561-46 (déclaration des bénéficiaires effectifs)
- Code du travail, article L. 1221-3 (langue du contrat de travail)
- Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers
